Aufbau und Pflege von Firmen- und Familienarchiven

Rechtssicherheit

Ein Firmenarchiv bedeutet Rechtssicherheit. Es ist wichtig, um eigene Ansprüche zu sichern und fremde Ansprüche abzuwehren. Dabei geht es um Patente, um Produkte, und Personalansprüche und auch um Altlasten. Bei Forderungen oder Rechtsstreitigkeiten in diesem Bereich sollte man durch technischen Bericht oder Pläne nachweisen können, was man gemacht hat, welche Genehmigungen man hatte und was damals üblich war. Man muss damit rechnen, dass die Gegenseite entsprechende Unterlagen hat und eine Verurteilung im Prozess sehr teuer sein kann. Das Archiv ist wie eine Autoversicherung: Solange man keinen Schaden hat, stört man sich an den monatlich zu zahlenden Beiträgen, aber wenn mal einen Unfall gibt, ist man froh über die Versicherung.

Unternehmenskommunikation

Ein Archiv kann hervorragend für die Unternehmenskommunikation genutzt werden. Die wachsende Bedeutung von Geschichtskommunikation und „History Marketing“ zeigt, dass dies sinnvoll und hilfreich ist. Das Archiv kann daher Imagekampagnen unterstützen. Auch Werbung mit historischen Bezügen vermittelt Verlässlichkeit, Souveränität und eine lange Erfahrung. Ein sorgfältiger Umgang mit der eigenen Geschichte und den eigenen Hinterlassenschaften signalisiert zudem Selbstbewusstsein und ein historisch fundiertes Selbstwertgefühl. Die Geschichte ist ein „kulturelles Kapital“, das sich bei politischen Entscheidungen zugunsten der Firma auswirken kann.

Umweltschutz

Im Sachen Umweltschutz kann mit dem Archiv der Nachweis erbracht werden, dass bestimmte Techniken z.B. zur Energieeinsparung oder Abgasminimierung schon früh eingesetzt wurden. Das Archiv tritt den Beweis von Nachhaltigkeit an. Bei kritischer Berichterstattung in den Medien kann das Archiv zur Widerlegung genutzt werden.

Wissensmanagement

Ein Archiv gehört zum Wissens- und Informationsmanagement eines Unternehmens. Es liefert Informationen und Daten für Geschäftsberichte, Öffentlichkeitsarbeit und Investor Relations. Die im Archiv gesammelten und abrufbaren Informationen und Erfahrungen können Entscheidungsfindungen unterstützen.

Identität & Geschichte

Ein Archiv sammelt und sichert nicht nur das Material für eine Firmengeschichte, sondern es dokumentiert die Identität eines Unternehmens und stärkt die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen.

Corporate Gouvernance

Es gehört es zu einer guten und verantwortungsbewussten Unternehmensführung, die historischen Unterlagen nicht aufzugeben, sondern sie für die Zukunft aufzubewahren und zugänglich zu machen. Daher verfügen die meisten deutsche Großunternehmen sowie viele mittelständische und große Familienunternehmen über eigene, professionelle geführte Archive. Dazu zählen die großen Stromerzeuger und -versorger wie RWE, EnBW oder die Steag (Evonik), sämtliche Automobilhersteller wie VW, Daimler oder BMW, Banken wie die Deutsche Bank, die Commerzbank, Unicredit, Hypovereinsbank oder auch Oppenheim und Versicherungen wie AXA oder ERGO, Chemiekonzerne wie Wacker, Baiersdorf, Bayer oder BASF, Handelsunternehmen wie Haniel, Logistikkonzern wie die Lufthansa, Hapag-Lloyd, die Deutsche Bahn oder Fraport, Stahlhersteller wie Thyssen-Krupp oder Salzgitter sowie natürlich auch Mittelständler wie Swarowki, Underberg, HeidelbergCement, Würth, Freudenberg, Georg Fischer, Linde, Nordzucker, Südzucker, Tognum, Zeiss, Braun Melsungen, Dräger-Werk, Kärcher, Merz, Claas, Hella und und und

Vereinigung der deutschen Wirtschaftsarchivare

In der Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e.V. sind rund 300 Unternehmen organisiert. Der VdW schreibt: „Die Mehrzahl der Wirtschaftsarchive ist in Unternehmen angesiedelt. (…) Zu ihren Kernaufgaben zählen ebenso firmeninterne Serviceleistungen wie die Beschaffung, die benutzerorientierte Aufbereitung und die Vermittlung von Informationen, wie auch die Konzeption und Gestaltung von Publikationen und Ausstellungen im Rahmen historischer Öffentlichkeitsarbeit. Die Tatsache, dass die Geschichte der Wirtschaft immer stärker in das Blickfeld von Öffentlichkeit und Wissenschaft rückt, unterstreicht die Bedeutung der Archive als zentrale Informations- und Forschungszentren für alle Fragen rund um die jeweilige Unternehmensgeschichte. Die verantwortungsbewusste, wissenschaftlich fundierte und unvoreingenommene Aufarbeitung der Unternehmensgeschichte dient der Identifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen und leistet ebenso einen Beitrag zur Firmenkultur wie die objektive Darstellung der Historie in Wissenschaft und Öffentlichkeit.“

Das Geschichtsbüro erstellt in Kooperation mit den zuständigen Wirtschaftsarchiven eine Analyse der Ist-Situation im Unternehmen und macht Vorschläge, wie ein Archiv aufgebaut und das historisch wertvolle Material erfasst, gesichert und genutzt werden kann. Das Geschichtsbüro stellt den qualifizierten Aufbau des Archivs sowie die kontinuierlichen Pflege und Betreuung des Archivs sicher.

Archive sind das Gedächtnis der Geschichte

Falls Sie ein eigenes Archiv haben, bieten wir Ihnen:

1. Fachgerechte Ordnung und Datierung Ihrer Dokumente
2. Transkription der Dokumente in heutige Schrift
3. Erklärung der benutzten Abkürzungen, Fach- oder Fremdwörter und altertümlichen Redewendungen
4. Erläuterung der historischen, politischen, wirtschafts- und sozialgeschichtlichen Hintergründe
5. Erstellung von Index, Schlagwort- und Personenregistern
6. Kurzzusammenfassung der Dokumente (Regest)
7. Scannen der Dokumente (Einlesen in den Computer mit hochauflösenden Bildabtastern)
8. Erstellung einer Diskette oder CD-ROM mit den gescannten Dokumenten, Transkriptionen, Registern, Erläuterungen usw.
9. Auf Wunsch repräsentativer Ausdruck, geklebt oder gebunden, Paperback oder Festeinband. Fachgerechte Sicherung und Lagerung Ihrer Dokumente als Garantie für eine lange Haltbarkeit